Neunter Abschnitt. Erhaltung und Sicherung des kirchlichen Vermögens. Nr. 416. Anleitung zur Aufstellung und Einrichtung G. V. vom 13. Februar 1904. K. A. 1904, S. 23. Die vielfache Verschiedenheit in der Anlage der Kirchenrechnungen und die nicht seltene Außerachtlassung der Regeln des Rechnungswesens veranlaßt uns, zur Herbeiführung einer einheitlichen und ordnungsmäßigen Anfertigung der Rechnungen und zur Verminderung der Notate die Regeln, welche bei Anfertigung und Einrichtung der Kirchenrechnungen zu beachten sind, in folgender Anweisung zur Instruktion der Rendanten zusammenzustellen. Insoweit diese Regeln auch auf die Einrichtung des Etats Bezug haben, sind dieselben auch für den Etat zu beachten. Wir tragen den Kirchenvorständen auf, diese Anleitung den Kirchenrendanten zur Kenntnisnahme und Beachtung mitzuteilen und darauf zu achten, daß die Rechnung und der Etat vom Rendanten dieser Anleitung entsprechend angefertigt werden, Allgemeine Vorbemerkungen: 1. Die Rechnung muß in ihrer äußeren Form sauber, in leserlicher Schrift mit deutlichen und übersichtlichen Zahlen ausgefertigt werden, 2. Die Formulare der hiesigen Westfälischen Vereinsdruckerei und der Regensbergschen Buchhandlung werden als den Vorschriften entsprechend empfohlen. Die Anwendng von Formularen, welche die erforderlichen Rubriken nicht aufweisen oder welche nicht das übliche Aktenformat haben, kann nicht mehr gestattet werden, 3. Die Kopfseite der Formulare, sowie die Schlußseite derselben ist richtig und vollständig auszufüllen. Der Name des Rendanten, welcher die Rechnung gelegt hat, das Datum, an welchem die Rechnung vom Rendanten dem Kirchenvorstand übergeben ist, endlich die Bescheinigung über Abnahme der Rechnung von Seiten des Kirchenvorstandes mit Datum und Unterschrift auf der Schlußseite der Rechnung dürfen nicht fehlen. 4. Die Vorspalten in den Formularen der Rechnung sind mit den entsprechenden Ansätzen des Etats stets richtig auszufüllen, 5. Jeder Titel ist für sich zu summieren und bei der Wiederholung zu rekapitulieren. Einteilung der Rechnung: 6. Die nun folgende laufende Jahresrechnung muß eine sachgemäße und übersichtliche Einteilung haben. Da dieselbe sich an den Voranschlag anschließen muß, so ist diesem dieselbe Einteilung zugrunde zu legen. Hierfür kommen als Titel gewöhnlich folgende in Betracht: Einnahmen: Tit. I. Aus Vorjahren; Tit. II. Renten, Pächte und Mieten; Tit. III. Zinsen aus Kapitalvermögen; Tit. IV. Kapitaleinzahlung; Tit. V. Angeliehene Kapitalien; Tit. VI. Bestimmte Einnahmen; Tit. VII. 4) Mehrere Stellen sind unter Berücksichtigung der veränderten Verhältnisse neu gefaßt. Unbestimmte Einnahmen: aus Opfern, Kollekten, Gebühren aus bestellten Diensten usw.; Tit. VIII. Kirchensteuern; Tit, IX. Insgemein. Ausgaben: Tit. I. Aus Vorjahren; Tit. II. Verwaltungskosten; Tit. III. Gehälter, Stiftungsgebühren und sonstige feststehende Ausgaben; Tit. IV. Steuern und ähnliche Abgaben; Tit. V. Für Kultuszwecke; Tit. VI. Bau- und Unterhaltungskosten; Tit. VII. Kapitalbelegung; Tit. VIII. Zinsen und Tilgung von Passivkapitalien; Tit. IX. Insgemein, Diese Titel sind in der Regel für Kirchenrechnungen genügend. Für Rechnungen der Hospitäler, Armenfonds, Benefizien usw, ist mutatis mutandis eine passende Bezeichnung der einzelnen Titel zu wählen, Selbstredend sind bei jedem Titel solche Posten einzustellen, welche sinngemäß und sachgemäß zu demselben gehören. Kleinliche und überflüssige Unterabteilungen der einzelnen Titel sind zu vermeiden, Im einzelnen ist zu beachten: Einnahme. Tit. I. Aus Vorjahren: 7. Dieser Titel erhält folgende Unterabteilungen: Bestand: 8. Der Bestand ist stets unverändert aus der letztvorhergehenden Rechnung zu übernehmen. Etwaige Defekte oder Reste am rechnungsmäßigen Bestand (bezw. Vòrschuß) durch Abzug oder Zuzählung auszugleichen, ist durchaus unstatthaft, Einnahmereste: 9. Hier sind die Reste aus den Vorjahren unverändert aus der letztvorhergehenden Rechnung zu übertragen, und zwar, wenn sie inzwischen gezahlt sind, in die Istspalte, wenn noch nicht gezahlt, in die Restspalte. Niemals dürfen Restzahlungen aus den Vorjahren mit Posten der laufenden Jahresrechnung vermengt werden. 10. Für unbeibringliche Einnahmereste ist unter Angabe der Gründe der Unbeibringlichkeit die Niederschlagung derselben zeitig zu beantragen, damit dieselben sich nicht zwecklos jahrelang durch die Rechnungen weiter schleppen, Defekte: 11. Hier, nicht bei irgend welchen Posten der laufenden Jahresrechnung, sind alle diejenigen Posten einzeln einzustellen, welche in Erledigung von Notaten in Rechnung kommen. Geschäftsnummer der Verfügung und Nummer des Notates, zu dessen Erledigung der Posten dienen soll, ist dabei stets zu vermerken. Tit. II. Renten, Pächte und Mieten: 12. Dieser Titel ist einzuteilen: a) Renten, b) Miete aus Häusern, c) Pächte aus Grundstücken, d) Miete aus Kirchensitzen, a) Renten: 13. Stiftungsgebühren unter diesem Titel einzustellen, ist nicht zu empfehlen. 14. Falls die Rente in Naturalien besteht, ist dieselbe ante lineam, d. h. vor der Istspalte zu notieren. Unter,,Bemerkungen“ ist anzugeben, ob dieselbe abgeliefert oder rückständig geblieben ist. Bei Ablöse von Renten ist die Teil- oder Schlußrente in Einnahme zu setzen; unter „Bemerkungen" ist das Datum der Ablöse, das Ablösekapital und das Datum und die Nummer unserer Genehmigung anzugeben, Das Ablösekapital kommt unter Titel „,Kapitaleinzahlung" in Einnahme. b) Pächte: 15. Die Posten zu a, b und c dieses Titels sind stets spezifiziert aufzuführen. 16. Bei Pächten aus Häusern und Grundstücken ist das verpachtete Objekt stets genau zu bezeichnen und die Dauer der Pachtzeit anzugeben. 17. Abweichungen von den etatsmäßigen Pachtsätzen sind stets unter ,,Bemerkungen" zu begründen, Tit. III, Zinsen aus Kapitalvermögen, Bei jedem Posten dieses Titels ist korrekt anzugeben: Kapitalbetrag, Zinsfuß und Zinszahlungstermin. 19. Bei Sparkassenbeständen muß der Kapitalbestand im Anschluß an die Angaben der vorigen Rechnung mit spezifizierter Anführung der im Laufe des Rechnungsjahres erfolgten Abhebungen oder neuen Einlagen und mit Angabe des Datums der Abhebung oder Einlage dargestellt werden. Zur Vermeidung der Monierung von Sparkassenzinsen empfiehlt es sich sehr, diesen Posten einen diesbezüglichen Kontoauszug, den jede Sparkassenverwaltung ausstellt, als Beleg beizufügen, 20. Besonders ist darauf zu achten, daß bei Sparkassenbeständen der richtige Zinsfälligkeitstermin angegeben wird. Falls eine Sparkasse die am 31. Dezember oder 31. März fälligen Zinsen erst Anfang Januar oder April auszuzahlen pflegt, so ist nicht der 1. Januar oder 1, April, sondern der 31. Dezember oder 31. März als Fälligkeitstermin anzugeben und die Zinsen sind in der Rechnung desjenigen Jahres in Einnahme zu setzen, in welchem sie fällig waren. 21. Die Schlußzinsen eines abgelegten Kapitals sind bei diesem, nicht bei irgend einem anderen Titel in Einnahme zu stellen. Unter ,,Bemerkungen" ist das Datum der Rückzahlung anzugeben und auf diejenigen Posten der Rechnung zu verweisen, wo das Kapital in Einnahme und als wieder belegt in Ausgabe steht. Tit. IV. Kapitaleinzahlung: 22. Dieser Titel ist stets in Rechnung zu führen, auch dann, wenn diesbezügliche Posten nicht in Einnahme gekommen sind. 23. Es empfiehlt sich, diesem Titel folgende Unterabteilungen zu geben: a) abgelegte Kapitalien, b) Neue Stiftungskapitalien, c) Kapitalien aus Grundverkauf, Hochholzverkauf, Rentenablöse u. ä. Da solche Posten Substanzgelder darstellen, müssen dieselben in gleichen Summen als belegt in Ausgabe kommen unter dem besonderen Titel: Kapitalienbelegung. 24. Bei abgelegten Kapitalien ist das Datum und die Geschäftsnummer unserer Genehmigung, bei neuen Stiftungskapitalien, sowie bei Erlös aus Grundverkauf ist stets unter ,,Bemerkungen" anzugeben: Datum und Geschäftsnummer der Genehmigung der Stiftung bezw, des Verkaufes. 25. Wenn aus dem Kassenbestand belegte Ersparnisse wieder abgehoben werden, empfiehlt es sich zur Vermeidung etwaiger Monierung, Erhebungen solcher belegten Ersparnisse nicht unter Tit. IV., sondern unter ,,Insgemein" einzutragen und dabei zu vermerken, daß es erhobene Ersparnisse sind. Rechnung, Titel und Posten, wo die Ersparnisse als belegt in Ausgabe gestellt sind, müssen dabei vermerkt werden. Tit. V. Angeliehene Kapitalien: 26. Hierbei ist genau anzugeben: Person, Fonds oder Institut, bei welchem die Anleihe gemacht ist, sowie Datum und Geschäftsnummer der behördlichen Genehmigung der Anleihe. Tit. VI. Bestimmte Einnahmen, Stiftungsgebühren usw.: 27. Gebühren aus gestifteten Messen und kirchlichen Diensten sind stets für sich, also nicht in Verbindung mit Gebühren aus bestellten Messen oder Diensten, aufzuführen und zwar, falls die Stiftungen nicht sehr zahlreich sind, spezifiziert. Bei summarischer Aufführung ist ein etwaiger Zugang gegen das Vorjahr stets durch die Angabe, aus welcher neuen Stiftung der Zugang stammt, zu erläutern, wobei das Datum und die Geschäftsnummer unserer Genehmigung der Stiftung zu vermerken sind, Tit. VII-IX. Einnahmebelege: 28. Gemäß der Vorschrift der Geschäftsanweisung sind zu allen unbestimmten Einnahmen, welche nicht laut Voranschlag als Pächte, Zinsen usw, feststehen, Einnahmebelege zu geben in Form von Einnahmeanweisungen seitens des Vorsitzenden des Kirchenvorstandes an den Rendanten, auf denen der Pfarrer die Richtigkeit der vom Rendanten in Einnahme zu stellenden Posten bescheinigt. 29. Bei Kirchensteuer ist die Beifügung der Hebeliste als Beleg nicht notwendig; es genügt als Beleg eine Bescheinigung der Einziehungsbehörde über die Soll- und Isteinnahme aus der Umlage mit Angabe der etwaigen Reste und unbeibringlichen Ausfälle. 30. Die Kirchensteuer ist mit dem tatsächlich eingekommenen Betrage in Einnahme zu setzen; es ist also nicht erforderlich, das Soll der Umlage in Einnahme und die etwaigen Abgänge in Ausgabe zu setzen. Ausgabe. Tit. I. Aus Vorjahren: 31. Dieser Titel erhält folgende Unterabteilungen: a) Fehlbetrag der letzten Rechnung, b) Ausgabereste, c) Defekte. Der Fehlbetrag (Vorschuß), mit dem die vorhergehende Jahresrechnung etwa abgeschlossen ist, muß hier vorgetragen werden. Ebenso sind unter b die Ausgabereste einzusetzen, unter c die Beträge, die zur Erledigung von Erinnerungen in Ausgabe erscheinen müssen, Tit. II. Verwaltungskosten: 32. Hierhin gehören: Remuneration des Rendanten, Hebe- und Revisionsgebühren, Portoauslagen. Bezieht der Rendant nicht ein Fixum, sondern prozentuale Hebegebühren, so ist zu beachten, daß für Berechnung der Hebegebühren nicht in Anrechnung kommen: der Bestand aus dem Vorjahr und eingezahlte Substanzgelder. Kleyboldt, Sammlung. 51 Tit. III, Gehälter, Stiftungsgebühren und sonstige feste Ausgaben: 33. Überschreitungen des Voranschlages und Veränderungen der festen Gehälter sind unter „Bemerkungen" oder auf den Belegen durch Hinweis auf die erfolgte Genehmigung der zuständigen Behörde zu rechtfertigen. 34. Bei den Stiftungsgebühren muß der etwaige Zugang gegen das Vorjahr durch die Angabe, aus welcher neuen Stiftung der Zugang stammt, begründet werden, 35. Stehen die Stiftungsgebühren summarisch in Rechnung, so müssen doch die zugehörigen Belege eine spezifizierte Liste der Gebührensätze aus den einzelnen Stiftungen enthalten. Tit. IV. Steuern und ähnliche Abgaben: 36. Wenn Jagdpachtgelder von dem Steuerbetrag in Abzug kommen und diese Jagdpachtgelder in Einnahme gesetzt sind, muß natürlich der ganze Steuerbetrag in Ausgabe gesetzt werden. Es dient aber zur Vereinfachung, wenn die Jagdpachtgelder nicht in Einnahme gesetzt werden und die Steuer abzüglich der Jagdpachtgelder in Ausgabe gestellt wird. 37. Bezüglich der Beiträge an Versicherungsmarken für Küster usw. ist zur Vereinfachung nicht der halbe Betrag in Einnahme und der ganze Betrag in Ausgabe, sondern nur das in Ausgabe zu setzen, was als Beitrag aus der Kirchenkasse tatsächlich gezahlt ist. Tit. V. Für Kultuszwecke, Tit. VI. Bau- und Unterhaltungskosten. 38. Dieser Titel VI erhält die Unterabteilungen: a) Instandhaltung der Bauten, Grundstücke und Anlagen, b) Instandhaltung und Ergänzung des Inventars. Überschreitungen des Voranschlages sind durch Hinweis auf die Beschlüsse der zuständigen Körperschaften zu rechtfertigen. Tit. VII. Kapitalbelegung: 39. Bei jeder Position ist anzugeben, wann und wo das Kapital belegt ist; bei hypothekarischen Belegungen ist Datum und Geschäftsnummer der behördlichen Genehmigung stets zu vermerken, 40. Bei Einlagen in Sparkassen ist die Sparbuch- (Konto-) Nummer zu nennen; die Interimsquittung oder der Kontoauszug der Sparkasse ist als Beleg beizufügen, 41. Belegte Kassenbestände sind stets ausdrücklich als „Ersparnisse aus dem Kassenbestand" zu bezeichnen. 42. Falls ausnahmsweise die vereinnahmten Substanzgelder nicht vollständig zur Belegung gekommen sind, sind die Gründe hierfür anzugeben und ist der nicht belegte Betrag in der Restspalte zu vermerken und in die folgende Rechnung als ,,Passivrest noch zu refundierender Substanzgelder" zu übertragen, 43. Die Belegung kirchlicher Gelder muß den gesetzlichen Vorschriften entsprechend gemäß der Geschäftsanweisung erfolgen. Die Belegung bei privaten Bankinstituten oder bei Spar- und Darlehnskassen kann nicht gestattet werden. Tit. VIII. Zinsen und Tilgung von Passivkapitalien: 44. Das Passivkapital ist stets deutlich und genau in Benennung und Betrag zu bezeichnen, |